Hướng dẫn sử dụng máy photocopy

Hướng dẫn sử dụng máy photocopy

Công việc văn phòng hiện nay luôn luôn cần một máy photocopy đa chức năng để có thể vừa photo, vừa in ấn, vừa scan, tiết kiệm chi phí khi không phải đầu tư các máy có chức năng riêng lẻ.

Để sở hữu được máy photocopy thì còn phụ thuộc vào khả năng tài chính của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn mua máy photocopy hoặc liên hệ các công ty, đơn vị chuyên cho thuê máy photocopy tại khu vực của bạn.

Nếu đã có cho doanh nghiệp mình một máy photocopy thì việc sử dụng nó đôi lúc cũng là một thách thức đối với những người ít sử dụng, không biết bắt đầu thao tác từ đâu, vì không phải ai cũng đều có mặt tại thời điểm các kĩ thuật viên hướng dẫn sử dụng khi bàn giao máy cho doanh nghiệp, nhiều phím chức năng và bảng điều khiển trên máy photocopy có thể khá rắc rối đối với người lần đầu tiên sử dụng nó.

Tuy nhiên, hướng dẫn sử dụng máy photocopy là một công việc cực kỳ dễ dàng, một khi bạn tìm hiểu về các chức năng cơ bản của nó. Để làm cho công việc diễn ra thuận lợi hơn, thậm chí dễ dàng hơn, không phụ thuộc vào hướng dẫn của người khác, dưới đây là một số mẹo đơn giản sẽ giúp bạn làm chủ máy photocopy tại công ty của bạn.

Các bước sử dụng máy photocopy
Thực hiện theo các hướng dẫn sử dụng máy photocopy được cung cấp dưới đây để tìm hiểu cách photo một tờ giấy khổ A4 tiêu chuẩn bằng máy photocopy.

Bước 1: Việc đầu tiên khi muốn photo thì phải bật công tắc nguồn của máy, thường thì nút công tác nguồn được đặt trên bảng điều khiển hoặc ở bên cạnh máy. Sẽ phải mấy vài phút chờ đợi cho đến khi máy khởi động và xuất hiện giao diện chính trên màn hình.

Nếu máy đã được bật sẵn, bạn nên ấn chọn phím Reset / Clear All màu vàng trên bàn phím của máy, để đưa lại các thiết lập mặc định ban đầu để tự lựa chọn theo mục đích photo của mình.

Bước 2:Nhấc khay đậy mặt gương của máy photocopy và đặt tài liệu của bạn lên tấm kính của máy photocopy. Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn ở thước kẻ bên cạnh của tấm kính của máy, giúp bạn xác định vị trí đặt trang giấy thích hợp.

Nếu bạn đang photo tài liệu với trang giấy có kích thước A4, bạn phải đặt đúng vị trí mà trên thước kẻ đã vạch sẵn. Sau đó hạ khay đậy xuống. Đối với các máy có bộ nạp tài liệu phía trên, hãy đặt tài liệu vào khay nạp với mặt hướng lên trên để không tốn thời gian thực hiện lặp lại nhiều lần (không cần nâng khay đậy tấm kính).

Bước 3: Khi các tài liệu được đặt ở vị trí thích hợp, chọn số lượng bản sao bạn muốn, ấn chọn số lượng trên bàn phím số trên máy. Hoặc chọn số lượng bằng cách ấn phím cộng trừ để tăng, giảm, thay đổi số lượng. Nếu là máy photocopy màu thì bạn chọn tùy chọn màu hoặc đen trắng, tùy theo mục đích.

Bước 4: Bạn cũng có thể cần phải chọn tùy chọn kích cỡ giấy, tỉ lệ thu nhỏ phóng to. Hầu hết các máy photocopy đều có các quy định cho các trang tiêu chuẩn có kích thước A4 ngang, A4 dọc, A3. Bạn có thể chọn tỉ lệ thu phóng theo tỉ lệ phần trăm khi nhấn vào kí hiệu mũi tên lên xuống, hoặc chọn các thông số có sẵn 50%, 100% 200%…. Thông thường thì máy photocopy để mặc định là A4 dọc trên khay giấy 1

Bước 5: Khi bạn đã hoàn tất tất cả các thiết lập, đã đến lúc sao chép tài liệu. Để bắt đầu, nhấn nút lớn nhất của máy (thường có màu xanh lá cây), đó là nút COPY hoặc nút START trên bàn phím cứng của hầu hết các máy photocopy. Các trang photo của bạn sẽ được xuất bản thành công.

Mẹo an toàn khi sử dụng máy photocopy

Dưới đây là một vài mẹo sử dụng máy photocopy an toàn và hiệu quả.

• Đặt máy photocopy ở nơi khô ráo, thông thoáng. Nên đặt máy photocopy ở phòng có thông gió tốt, để giữ cho phòng luôn có không khí trong lành, không để bức xạ nhiệt của máy làm ô nhiễm không khí trong phòng làm việc.
• Mặc dù máy photocopy là một thiết bị văn phòng hiệu quả và thiết yếu, nhưng sử dụng nó với mật độ lớn thì không an toàn cho sức khỏe của bạn. Những người sử dụng máy photocopy thường xuyên nên học cách sử dụng nó một cách an toàn.

Một số yếu tố chính tạo ra các vấn đề không an toàn cho sức khỏe khi sử dụng máy photocopy bao gồm nhiệt phát ra từ máy, ánh sáng huỳnh quang của halogen kim loại hoặc các loại đèn khác được sử dụng để photocopy, vật liệu mực. và các vật liệu quang dẫn. Do tất cả các yếu tố này và sử dụng kéo dài, người sử dụng máy photocopy luôn có nguy cơ bị các tác dụng phụ khác nhau. Ví dụ, một số vấn đề về hô hấp. Các tư thế lặp đi lặp lại để sao chép các trang tài liệu cũng có thể gây ra mỏi cơ.

Đó là lý do tại sao học cách sử dụng máy photocopy một cách an toàn là vô cùng quan trọng.

Bên cạnh việc vận hành máy photocopy, bạn cũng nên học cách để duy trì nó một cách trơn tru, yêu cầu các đơn vị cung cấp máy photocopy làm sạch, vệ sinh, bảo dưỡng nó thường xuyên. Điều này sẽ làm giảm tác động của hầu hết các mối nguy tiềm ẩn đối với sức khỏe của bạn.

Với những hướng dẫn đơn giản trên là bạn đã có thể sử dụng tự mình có thể vận hành máy photocopy và khi đã quen thuộc với máy photocopy bạn sẽ tiếp tục khám phá ra nhiều tính năng hay và ứng dụng có có sẵn của nó, máy photocopy đa chức năng sẽ có những chức năng tuyệt vời mà không nghĩ đến.

Và để sử dụng những tính năng nâng cao hơn khi dùng máy photocopy thì quý khách hàng có thể liên hệ Công ty Thành Quốc Việt. Chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí, hướng dẫn dùng, giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến cách sử dụng máy photocopy.

Nếu có nhu cầu sử dụng những máy photocopy có chức năng tuyệt vời hãy liên hệ  dịch vụ thuê máy photocopy tại Đà Nẵng – quý khách hàng sẽ được đội ngũ kĩ thuật lành nghề, nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi giao máy tận nơi với giá cả mềm dẻo linh hoạt tùy thuộc vào quy mô, khối lượng, mục đích sử dụng của công ty bạn, và hướng dẫn đầy đủ mọi thao tác đến khi nào quý khách hàng sử dụng thành thạo.

Hân hạnh được phục vụ!

Công ty TNHH TM và DV Thành Quốc Việt.
Địa chỉ: 171 Nguyễn Hoàng, Hải Châu, Đà Nẵng.
Hotline: 0914 025835 – 02363 508379
Email: thanhquocviet@gmail.com