Cách scan bằng máy photocopy

Cách scan bằng máy photocopy

Ngày nay, khi sở hữu máy photocopy thì hầu hết các công ty đều lựa chọn máy đa chức năng, bên cạnh chức năng chính là photo, các máy cũng được sử dụng vào mục đích in ấn, scan và fax. Đây là bài hướng dẫn cách scan bằng máy photocopy chi tiết nhất.

Lựa chọn này rất thực tế và phổ biến cho các văn phòng, bởi vì lý do tiết kiệm chi phí hơn so với việc phải đầu tư 4 máy riêng lẻ với mỗi máy 1 chức năng duy nhất, và hơn nữa là tiết kiệm diện tích văn phòng khi không phải dành không gian cho việc đặt 3 máy còn lại.

Việc sở hữu một chiếc máy hiện đại như vậy, bạn cũng cần phải tìm hiểu cách sử dụng các chức năng được tích hợp của nó.

Chức năng scan là nhu cầu không thể thiếu trong công việc văn phòng ngày nay.

Nếu bạn có một máy photocopy đa chức năng nhưng chưa biết cách sử dụng như thế nào, dưới đây là hướng dẫn cách scan bằng máy photocopy bạn có thể tham khảo làm theo.

Bước 1: Đặt tài liệu cần scan lên máy.

Đặt tài liệu lên mặt kính máy photocopy (mặt cần scan úp xuống mặt gương) hoặc nếu bạn cần scan một lúc nhiều trang, hoặc photocopy 2 mặt, thì đặt xấp tài liệu lên trên khay ADF nạp giấy phía trên (mặt cần scan hướng lên trên).

Bước 2: Nhấn nút Scan và Send

Bước 3: Kích lựa chọn địa chỉ cần lưu life

Nếu bạn đang gửi nó cho chính mình hãy nhấn Send to Myseft hoặc ai đó trong văn phòng của bạn, hãy nhấn Address book, sau đó chọn từ các tên trong danh sách. 

Tùy thuộc vào hãng máy photocopy của bạn, bạn có thể chỉ cần nhấn vào tên của người nhận mong muốn trong danh sách đã cài đặt trước đó, nếu người nhận chưa được cài đặt trong Address book, bạn phải nhập thủ công địa chỉ email của người muốn gửi.

Bước 4: Lựa chọn những cài đặt, định dạng file bạn muốn lưu.

Bước này bạn có thay đổi định dạng tệp, chế độ màu, độ phân giải, loại hình ảnh, v.v. Để thực hiện những thay đổi cần thiết, nhấn Option và sửa đổi những tính năng bạn muốn thay đổi.

Ví dụ: định dạng mặc định cho các tài liệu được scan thường là PDF. Nếu bạn muốn thay đổi nó thành JPEG, hãy nhấn vào nút định dạng tệp và chọn JPEG

Bước 5: Scan và gửi tài liệu.

Nhấn nút Start để bắt đầu quá trình scan. Sau khi scan xong, trên màn hình sẽ xuất hiện Start Sending. Tiếp tục nhấn nút Start để thực hiện quá trình gửi file đến người nhận.

Bước 6: Đưa về màn hình mặc định sau khi scan.

Sau khi máy scan xong và gửi tài liệu, hãy tập thói quen đặt nó về chế độ mặc định ban đầu bằng cách nhấn nút Copy trên màn hiển thị, mục đích là để người dùng sau có thể dễ dàng thao tác với mong muốn của họ.

Cần lưu ý rằng, tính năng Scan and Send có thể không khả dụng trong một số dòng máy photocopy đa chức năng đời cũ. Đối với các kiểu máy cũ, thay vì gửi các tài liệu được scan qua email, bạn chỉ có thể lưu nó trong bộ nhớ USB hoặc trong máy chủ mạng. 

Đối với các máy dòng photocopy tiên tiến ngày nay đều có đầy đủ các tính năng và thân thiện với người dùng, dễ dàng sử dụng.

Các bước thực hiện trên còn tùy thuộc tính năng của máy photocopy của bạn, tùy theo hãng sản xuất và đời máy. Do đó, cách scan bằng máy photocopy có thể các bước nhất định được đề cập ở trên có thể có một số điểm khác so với máy photocopy của bạn.

Nếu muốn được hỗ trợ, hướng dẫn, hoặc biết thêm thông tin về cách cài đặt scan bằng máy photocopy hãy liên hệ với chúng tôi:

Thông tin liên hệ

Công ty TNHH TM và DV Thành Quốc Việt
Địa chỉ: 171 Nguyễn Hoàng, Hải Châu, Đà Nẵng.
Hotline: 0914 025835
Email: thanhquocviet@gmail.com